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ブログの始め方

Googleフォームお問合せ 知っているようで知らない返信の仕方

Googleフォームお問い合わせ

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Googleフォームでお問い合わせを作成したあとで、あることに気付きました。

  • お問い合わせフォームに質問や依頼、お願いが届いたときに返信の仕方がわからない!
  • Googleフォームお問い合わせ、設置したけど返信の仕方がわからないので知りたい

Googleフォームでお問い合わせを作成、またはこれから作成する人の疑問に答えます。

さて私はというと

ブログを始めて1年8か月(2022/11/01現在)のアラフィフブロガーです。

色々な情報をブログで共有しています。

共有する内容は実経験をもとに、その他から得た情報と合わせて記事にしています。

以前の記事では、お問い合わせフォームの作成までしか載せず返信の仕方について触れていませんでした。

今回の記事でお問い合わせフォームから返信する方法をお伝えするので、一緒に返信の仕方を覚えてくださいね。

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参考記事

お問い合わせフォームから返信までの手順

お問い合わせフォームに依頼や質問が届くと、「エッ!どうしよう」みたいに焦った経験があります。

なぜ焦ったのか?それは返信の仕方を知らなかったからです。

あなたが同じように困らないように、ここからは返信までの手順をわかりやすく画像付きで説明していきます。

お問い合わせの選択

Googleお問い合わせフォームに書き込みがあると、Gmailに【フォーム「お問い合わせ」に新しい回答があります】というメールが届きます。

Googleフォームお問い合わせメール通知画面
メール通知画面 フォーム「お問い合わせ」に新しい回答があります

メールでは【お問い合わせ】【回答1:送信先メアド】【概要を表示】の3項目がクリックできる状態です。

素早く返信をおこなうには【回答1:送信先メアド】をクリックし返信の準備をしましょう。

理由は以下の通りです。

お問い合わせ内容確認まで

  • お問い合わせ  回答 → 個別 → お問い合わせ内容確認
  • 回答1      即お問い合わせ内容が確認できます
  • 概要を表示   概要 → 個別 → お問い合わせ内容確認    

お問い合わせフォームから返信

まずは、お問い合わせフォームに届いている相手から返信先を選択し、画面右上の送信をクリックしてください。

たったこれだけです。
※送信ボタンですが、時々▷マークになっていることがあります。理由がわからないのですが動作に問題ありませんのでご安心を!

Googleフォームお問い合わせ
お問い合わせ画面

とは言っても、いきなり相手に送信されないので安心してください。

次の画面(下記画像参照)で編集して最後に送信する形となります。

Googleフォームお問い合わせフォームを送信画面

ちょっと紛らわしく分かりづらいので、初めは迷ってしまうかもしれませんね。

フォームを送信

次は【フォームを送信】の内容を上から順番に説明していきます。

Googleフォームお問い合わせフォームを送信画面②

送信方法・メール・件名・メッセージとチェックボックス2つの全5項目になります。

フォームを送信の内容について

  • 送信方法   送信方法を選びます。
    ※メール、リンク、HTMLタグの3つから選択できます。基本メールを選択でOKです。
  • 送信先    送信先相手のメールアドレスを記入。
  • 件名     送信先の相手にわかりやすい件名を記入してください。
  • メッセージ  返信内容を記入してください。 
  • メールアドレスを収集  チェックを入れることで回答者のメールアドレスを収集できます。
    ※送信先のユーザーは匿名で回答ができなくなります。

    フォームをメールに含める  チェックを入れて送信すると、送信先のユーザーがメール上のフォームから直接回答できます。

全てを記入できれば、最後に送信をクリックして終了になります。

お問い合わせフォーム返信時の注意点

ここでは返信する時の注意点を説明していきます。

返信するとき、使いにくいなと感じた部分と個人情報に関する内容になります。

お問い合わせ内容が確認できない

【フォームを送信】の画像を見てもらうと、画面の真ん中に【フォームを送信】が表示されています。

【フォームを送信】のウィンドウがお問い合わせフォームの上に被ってしまうので、肝心のお問い合わせ内容が見えにくくなってしまうのです。

なので、相手からのお問い合わせ内容をフォームから確認しつつ返信作業をするのは、非常にやり難い環境です。

解決策として

  • 元のお問い合わせフォームタブと同じタブを複製する

お問い合わせのタブを複製すれば、片方のお問い合わせフォームを見ながら返信作業ができるのでオススメの方法です。

自分のメールアドレス

お問い合わせから返信する場合、Gメールで返信となり当然ですが送信相手にメアド(メールアドレス)が伝わります。

メアドをご自身の名前とか家族の誰かの名前、誕生日などにしている人も居ると思います。

個人情報を出したくないとお考えの方は、注意が必要です。

解決策として

  • ブログ専用のメアドを取得する
  • メーラーを立ち上げ【別のアドレスから返信】する

他のメーラーから返信することもできるので、そのほうが安心な人はそちらから返信するのもアリですよ。

自分の名前

メール送信時にメールの差出人が「本名」の人は注意が必要です。

メーラーの設定で変更可能なので、気になる人は設定を変更しておきましょう。

送信先によっては、企業なども考えられるので「本名」で問題ないならそのままで大丈夫です。

送信履歴

お問い合わせフォームから返信すると送信履歴が残らないのが難点です。

相手からGメールで返信があれば確認できるのですが、それまでは確認できないのが困ります。

解決策として

  • お問い合わせフォーム画面とは別に、Gメール送信画面を立ち上げる
  • 別タブのGメールで返信すれば、送信履歴は残ります。あと、お問い合わせ内容も確認できて返信しやすくなりますよ。

【お問い合わせ内容が確認できない】の時と同じ要領です。

お問い合わせフォームの画面か、Gメールで返信する画面を別タブで立ち上げるかの違いです。

まとめ

今回はGoogleフォームお問い合わせに、質問等お問い合わせが届いたときの返信の仕方について記事にしました。

これでお問い合わせフォームに依頼等が届いても、安心して返信することができますね。

おさらいとして、もう1度確認しておきましょう。

まとめ

  • 画面上部(向かって右)の送信ボタンをクリックする
  • 【フォームを送信】メール・件名・メッセージを記入
  • フォームをメールに含めるならチェック、含めないならチェックなしでOK
  • 最後に一番下の送信をクリック
  • 自分のメールアドレスや送信時の名前などよく確認すること※個人情報の保護
  • 送信履歴を残すなら、別タブにGメール返信画面を立ち上げる

アナタのまわりに、Googleフォームお問い合わせの返信方法がわからない人がいれば

このブログを見れば問題解決するよ」って教えてあげてくださいね。

おすすめ記事

お問い合わせフォームの設置は下記記事にて、画像付きで解説しています。

プラグインなしで設置をご検討のアナタ、ぜひチャレンジしてください。

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